Clock PMS Suite. Een hotel management systeem in de cloud //

Groepen en evenementen

Terug naar alle kenmerken

Clock PMS Suite staat in voor het complete beheer van groepen enevenementen

1 Blokkeringen

  • Evenementblokken
  • Blokkeringsopname-rapport
  • Pro-forma facturen
  • Aanbetalingen

2 Boekingen

  • Groepsboekingen
  • Vergaderruimte- en zaalboekingen
  • Kamertoewijzing
  • FIT groepen

3 Uitchecken

  • Overzetten naar bedrijfsrekening
  • Debiteurenadministratie
  • Meervoudig uitchecken

1 Blokkeringen

Het beheer van grote leisure-groepen en evenementen is een complex proces dat veel tijd en moeite kan vergen. Clock PMS Suite maakt het zo efficiënt en probleemloos mogelijk.

Tablet display - Hotel room block pickup report in Clock PMS Suite

Groepsblokkeringen

  • Kamerblokken. Eenvoudig gemaakt of aangepast.
  • Blokkeringsopname-rapport.
  • Overzicht groepsboekingen.

In het vroege stadium van groepsboekingen ontbreken vaak de details en klanten veranderen meermaals van bedoeling. Omdat het aanpassen van boekingen tijdrovend kan zijn, lost Clock PMS Suite het op met kamerblokken. Bij een groepsaanvraag blokkeer je aanvankelijk gewoon het verwachtte aantal kamers. Zonodig kan dit aantal eenvoudig naar boven of beneden bijgesteld worden. De opname van de blokkeringen kan worden gevolgd in het daarvoor bestemde rapport en een overzicht met de boekingen van een groepsverblijf is oproepbaar vanuit geavanceerd zoeken.

Blokkeringen hebben effect op het kamerinventaris

Net zoals boekingen beïnvloeden blokkeringen het aantal beschikbare kamers. Dit is extra belangrijk gezien Clock het inventaris in 'real-time' synchroniseert met alle gekoppelde kanalen - het PMS zelf, de boekingsmodule en de partners. Bij aanpassing van een kamerblok volgen de inventarisupdates volautomatisch.

Pro-forma facturen

De klant een pro-forma sturen is eenvoudig. De rekeningen in Clock PMS Suite worden facturen, dus met de juiste bedragen aangerekend kunnen deze voortijdig als pro-forma verzonden worden. Het te betalen bedrag staat hierop duidelijk vermeld en wordt na ontvangst verwerkt binnen dezelfde rekening.

Aanbetalingen

De aanbetalingen van een groepsreservering kunnen automatisch worden berekend op basis van de geselecteerde garantiemethode, om daarna op een bedrijfsrekening te komen. Zo hebben ze effect op de totale rekening (bedrijf, groep of evenement) en komen ze in balans met de hetgeen wordt aangerekend.

2 Boekingen

Het beheer van groepsboekingen is nooit zo eenvoudig geweest. Handige zoekfilters, meervoudig uitchecken, nuttige self-service funties - allemaal gemaakt om deze taak te verlichten.

Screenshot - handling group bookings in the hotel management system Clock PMS Suite

Een groepsboeking maken

  • Eenvoudig als een individuele boeking
  • Kopieer gezamenlijke gegevens naar alle kamers binnen een groep
  • Gastenlijsten met aanpasbare kolommen gegevens
  • Groepsbevestiging? Selecteer de boekingen en verstuur!

Het maken van een groepsboeking is zo eenvoudig als een individuele reservering. Begin daarmee en geef de gezamenlijke gegevens in. Kies eventueel een bedrijf en evenement. Selecteer daarna eenvoudig "Maak meerdere" en kies het gewenste aantal, waarna een handig overzicht verschijnt. Met aanpasbare kolommen kunnen verschillende gegevens worden weergegeven, de details van meerdere kamers tegelijk worden aangepast en een groepsbevestiging kan hier met één klik worden verstuurd.

Groepsboekingen vinden en aanpassen en het toewijzen van kamers.

Vind eenvoudig de groep in kwestie met de zoekfuncties of vanuit het profiel van het organiserend bedrijf. Beheer daarna de ondergeschikte boekingen met de handige 'massafuncties' in de weergave van meerdere kamers. Selecteer de gewenste boekingen en doe het nodige: wijs kamers toe, check ze in of uit, reken overnachtingen aan, handel annuleringen af, et

Massafuncties voor vloeiend beheer

Meerdere boekingen tegelijk kunnen manipuleren is cruciaal voor het efficiënt behandelen van groepen. Maken, aanpassen, inchecken, uitchecken, de hele groep of selectief - met de massafunctie in Clock PMS Suite kan het allemaal.

Gastenlijsten importeren uit een bestand

Vaak worden gastenlijsten electronisch ontvangen. Met Clock PMS Suite kunnen uren van van manuele invoer en mogelijke fouten worden vermeden, door de gastenlijst te importeren met een .csv-bestand, zoals kan vanuit bijna ieder spreadsheet-programma.

Groepsdeelnemers
self check-in

Spaar iedereen tijd en moeite door de groepsleider degastenregistratie en zelfs check-in van de gasten te laten doen met het gastenportaal.

Self Service Portaal
Group self check-in in the guest self service portal of Clock PMS Suite

Vergaderruimte- en zaalboekingen (coming soon)

Groepsboekingen en evenementen gaan vaak gepaard met reservering van een vergaderruimte of zaal. Voor bedrijven die hun omzet voor een deel hieraan danken, zal Clock een proces geïntegreerd met accommodatieboekingen bieden. De beschikbaarheid van deze ruimtes zal hierbij beheerbaar zijn vanuit een apart kalenderoverzicht.

Automatische FIT-groepstarieven - geen handmatig aanrekenen vanroom shares, arrangementen of kortingen.

Clock PMS Suite voorziet in het beheer van FIT-groepen van vooral touroperators. Dit met een volautomatische verwerking voor een kleinere kans op fouten en veel efficiëntere procedures, zonder onnodige vertragingen. De flexibele FIT-tarieven worden automatisch per persoon berekend voor zowel gewone boekingen als in geval van aanbiedingen; '7 nachten voor de prijs van 5', vroegboekkortingen, een extra bed voor een kind aan halve prijs, etc - voor allemaal de oplossing. Geen nood aan handmatig aanrekenen van room shares, arrangementen of kortingen. Met de prijs berekend en alle tarieven correct kan er op het meest geschikte moment eenvoudig worden gefactureerd.

3 Uitchecken

Groepen uitchecken kan lastig zijn, vooral als het aankomt op het samenvoegen van rekeningen en het verwerken van aparte betalingen. Clock PMS Suite vereenvoudigd en verlicht deze taken.

Handling individual or group charges and invoices in the property management system Clock PMS Suite

Bedragen overzetten naar een bedrijfs- of individuele rekening

Selecteer de nodige boekingen en transfereer eenvoudig de aangerekende bedragen naar een hoofdrekening op naam van het bedrijf of de organisator. Eventuele extra's, te betalen door de gasten zelf, kunnen daarna eenvoudig met hen worden afgerekend zoals gebruikelijk.


Opname van een aanbetaling

Aanbetalingen voor een groep worden weergegeven in dehoofdrekening en gebalanceerd door de daar aangerekende bedragen.

Een groep uitchecken met een openstaand saldo (debiteurenbeheer)

Clock weet maar al te goed dat de achterliggende regelingen voor o.a. zakelijke verblijven uiteenlopen en dat er veelal periodiek wordt gefactureerd. Ook daarin is voorzien. Met Clock PMS Suite kunnen bedrijfsrekeningen worden gesloten met een openstaand saldo, voor opvolging door debiteurenbeheer. Wanneer het moment van factureren wel aanbreekt, kan een overzicht van openstaande bedragen eenvoudig worden verkregen vanuit het bedrijfsprofiel of met het debiteurenrapport, om vervolgens de openstaande bedragen te gaan innen.