Clock PMS Suite. Een hotel management systeem in de cloud //

Hotel front desk systeem

Terug naar alle kenmerken

Service met een glimlach!

Als dagelijkse taken efficiënter worden uitgevoerd, hebben medewerkers meer tijd voor een persoonlijke aanpak, gastenrelaties en het aanbieden van aanvullende diensten. Dat is de reden dat het front desk systeem van Clock PMS Suite is ontwikkeld met een focus op minimum aantal kliks per handeling, automatische updates en hoge flexibiliteit, zonder verminderde mogelijkheden.

Een nog grotere meerwaarde van het front desk systeem van Clock PMS Suite is echter het kunnen uitvoeren van alle soorten taken, niet alleen aan de balie maar doorheen het hele bedrijf. Met een mobiel apparaat in de hand kan de nodige dienstverlening worden verstrekt waar en wanneer nodig.

The front desk system of Clock PMS Suite used at the reception
Clock PMS Suite front desk software used by receptionist on a mobile device
Front desk functionality used by guest through the self service portal in Clock PMS Suite

Kamertoewijzing

Met de kamertoewijzing als belangrijke dagelijkse routine en taak is Clock PMS Suite ontworpen om dit zo eenvoudig en snel als mogelijk te maken. Kamers kunnen door bijvoorbeeld de front office manager automatisch worden toegewezen of handmatig. Het pop-up scherm "Kamers Beschikbaar" voorziet hierbij de belangrijkste gegevens enopmerkingen uit de boeking, zoals de kameromschrijving, housekeepingstatus, voorkeuren van de gast en het aantal kamers van dit type dat resteert.

Tip!

Eventueel kan gasten via het Self Service Portaal de mogelijkheid worden geboden om hun kamer zelf te kiezen

Front desk operations on a tablet - the registraion cards

Inschrijfdocument

We weten dat vereisten voor inschrijfdocumenten enorm verschillen tussen landen en zelfs steden. Daarom zijn in Clock PMS Suite de velden van het inschrijfdocument naar voorkeur aanpasbaar. Kies eenvoudigweg de in uw geval benodigde velden uit de uitgebreide mogelijkheden en deze zullen worden weergegeven in zoekfuncties en de boeking preview, zodat er niet vergeten zal worden om belangrijke gegevens te verzamelen. Er kan individueel worden ingesteld welke velden verschijnen in het hotelregister, op de afdruk en in het Self Service Portaal.

E-signature

Met voordelen voor zowel het milieu als medewerkers, is er een E-signature faciliteit aanwezig in Clock PMS Suite. Inschrijfdocumenten die op een mobiel apparaat worden gehandtekend hoeven niet te worden afgedrukt, waarmee het aparte beheer hiervan komt te vervallen en het terugvinden vereenvoudigd. Ook kunnen gegevens zo vaak eenvoudig op voorhand of bij check-in worden aangevuld en hoeft de gast vaak alleen nog te handtekenen. Ook de check-in kan beschikbaar worden gemaakt via het Self Service Portaal, bijvoorbeeld om rijen aan de receptie tegen te gaan.

Check-in.

Natuurlijk kan er met Clock PSM reserveringen, check-ins en check-outs worden afgehandeld. Andere softwareoplossingen maken deze basishandelingen veelal onnodig log en tijdrovend. Nergens voor nodig! In Clock PMS Suite ligt de nadruk op eenvoud en een behendige aanpak: open het scherm Aankomsten, selecteer de boekingen in kwestie en druk op check-in. Klaar!

Aan de balie

Het check-in systeem in Clock PMS Suite helpt bij het omgaan met drukte, medewerkers kunnen waar gepast meerdere boekingen tegelijk inchecken met slechts een paar kliks.

Zelfregistratie

Gasten kunnen het Self Service Portaal gebruiken om hun persoonsgegevens aan te vullen en hun inschrijfdocument te handtekenen - of indien wenselijk hun kamer zelf kiezen. Hiermee wordt bij aankomst hun tijd aan de balie beperkt of zelfs onnodig.

Tot bij uw gasten

Indien zich onverhoopt een lange rij vormt aan de hotelbalie kunnen medewerkers de wachtende gasten met een mobiel apparaat benaderen en inchecken. Waarom niet meelopen met een familie met kinderen en hun onderweg en bij de kamer inchecken? Er zijn vele manieren waarop de mobiliteit van Clock PMS Suite uw bedrijf ten goede kan komen.

Check-out

De check-out vergt multi-tasken en verhoogde accuratesse. Gasten hebben vaak haast en baliemedewerkers dus weinig tijd om rekeningen op te maken, betalingen af te handelen en onderwijl te wijzen op voordelen voor terugkerende gasten en rechtstreekse boekers. Clock PMS Suite bevat diverse features om deze werkdruk te verlagen, zoals multiple check-out, snelle opmaak rekening, splitsing rekening en in het algemeen snelle procedures.

Self Check-out

Ook hier kan het Self Service Portaal de taken van de front desk verlichten, door gasten hun opgemaakte rekening te laten controleren of zelfs online te betalen en uit te checken op hun mobiele apparaten.

Beheer en beveiliging

Clock PMS Suite heeft een krachtig beheersysteem waarmee leidinggevenden het gebruik door de front desk kunnen volgen en controleren. Vooral handelingen die de zaken negatief kunnen beïnvloeden, zgn. Control Events, worden gevolgd. Het systeem voorkomt ook potentiële vergissingen - een waarschuwing wordt weergegeven indien een mogelijk ongeschikte handeling wordt uitgevoerd.

Groepen

Uw front-desk team en u weten dat eventuele groepsverblijven een uitdaging kunnen zijn. Het front desk systeem in Clock PMS Suite helpt deze taak te vereenvoudigen. Boekingen worden per kamer gemaakt en toegewezen aan de groep. Een groepsrekening voor de accommodatie en individuele rekeningen voor extra diensten, eventueel apart te betalen bij check-out? Geen probleem! De functie multiple check-out zorgt voor een snelle en zorgeloze afhandeling bij vertrek.

De boekingsstatus eenvoudig aangepast

Bij het werken met gasten kan er vanalles gebeuren. Menselijke fouten vragen om correcties en aanpassingen die het vertrouwen van de gast behouden of herstellen. Maar waarom zou deze hier ook maar iets van hoeven te merken? Vlug en eenvoudig kunnen handelen is van het grootste belang in Clock PMS Suite. De status van een per ongeluk geannuleerde boeking is in een flits weer veranderd en een rekeningartikel is in een fractie van een seconde weer verwijderd of verplaatst- probeer het zelf!

Kamers verplaatsen, delen of upgraden

Deze handelingen kunnen om uiteenlopende redenen nodig zijn - op verzoek van de gast, ter compensatie, als beloning, etc. In tegenstelling tot andere PMS systemen zijn de nodige functies in Clock met een paar kliks uit te voeren. Open een boeking, kies een begindatum en het nieuwe kamernummer en indien nodig, voer het prijsverschil in. In de reserveringskalender, selecteer een bestaande boeking om de kamer vervolgens te delen en gebruik het veld opmerkingen om de reden van de verandering bij te houden.

Fraudepreventie en controle

Als geen andere afdeling komt de front desk continu in aanraking met het publiek, reserveringen en financiële handelingen, wat de kans op vergissingen of zelfs fraude vergroot. Terwijl Clock PMS Suite verschilt van andere systemen in de flexibiliteit die het biedt, ter vereenvoudiging en stroomlijning van de hoteloperatie en dienstverlening, is er absoluut geen ruimte voor misbruik hiervan. Controlerapporten en -functies en beperking van gebruikersrechten identificeren en reguleren mogelijk ongeoorloofd gebruik.

Voorkom duplicaat gastprofielen

Een duplicaat gastprofiel met onnauwkeurige gegevens kan leiden tot het mislopen van de dienstverlening aan een gast.

Het front desk systeem in Clock PMS Suite identificeert gasten alleen aan de hand van hun email adres - hun persoonlijk kenmerk dat ze op zo veel platformen gebruiken. Op deze manier heeft de heer Jansen geen 10 profielen -één voor ieder verblijf uit het verleden- en kunnen medewerkers zijn loyaliteit eenvoudig belonen met het ingevoerde speciaal tarief. De online boekingsmodule herkent herhaaldelijke boekers op deze manier onmiddelijk, zonder dat zij een specifieke gebruikersnaam moeten onthouden. Zo wordt het terugvinden van het juiste gastenprofiel kinderspel!

Clock PMS Suite front desk system - identification of guest profiles
front desk software housekeeping screen

Housekeeping

Terug naar alle kenmerken

Communicatie, communicatie, communicatie, het vitale onderwerp als het gaat over de housekeeping en de front desk. Het kamerplan fungeert als het communicatiekanaal tussen de twee afdelingen. Dit overzichtelijke, duidelijke scherm geeft de huidige status van iedere kamer weer met behulp van kleuren en symbolen. Met één blik kan de baliemedewerker of housekeeper zich oriënteren op uitgecheckte kamers, kamers waar een aankomst verwacht wordt of het kameronderhoud gaande is en kamers welke werden geïnspecteerd door een leidinggevende. Met deze tot op de minuut juiste status kan de housekeeping prioriteiten stellen en kan de front desk zorgen voor optimale dienstverlening.