Clock PMS Suite. Een hotel management systeem in de cloud //

Rekeningen, aanbetalingen en facturatie

Terug naar alle kenmerken

Rekeningen

Veelzijdige rekeningen

Gebruik de rekening om gasten of bedrijven diensten of artikelen aan te rekenen en betalingen toe te voegen. Sluit een rekening om een definitief document (invoice) te krijgen. Een boeking kan een onbeperkt aantal rekeningen bevatten en deze kunnen onafhankelijk van elkaar gebruikt worden. Terwijl één rekening op naam van het bedrijf van de gast staat, kan een andere worden gebruikt voor het aanrekenen van extra's aan de gast zelf.

Transfers tussen rekeningen

Voor ieders gemak kunnen aangerekende bedragen eenvoudig worden verplaatst tussen rekeningen. Indien bedragen moeten worden gesplitst, kan een deel worden verplaatst naar een willekeurige andere rekening of naar een bedrijfsrekening. Bijvoorbeeld als verschillende gasten samen ergens gebruik van maakten en een medewerker het de verkeerde boeking aanrekende, dan kan dit eenvoudig worden gecorrigeerd, zonder te hoeven verwijderen en opnieuw aanrekenen.

Groepsrekeningen

Clock PMS Suite biedt uitgebreide groeps- en bedrijfsrekeningen. Hier worden de kosten, betalingen en correcties verzameld voor alle gerelateerde boekingen, waarmee het beheer hiervan en het uitgeven van facturen eenvoudiger wordt. Ook vergaderruimtes, F&B en andere diensten kunnen worden verwerkt. Clock PMS Suite heeft ook rekeningen voor niet-residentiële gasten, zodat er ook zonder gebruik van accommodatie gefactureerd kan worden.

Meerdere munteenheden

De balans van rekeningen kan zonodig worden bijgehouden in verschillende munteenheden. Dit is aanvankelijk ingesteld bij het eerste gebruik maar kan later nog worden aangepast. Voor ultieme flexibiliteit kunnen bij het aanrekenen en het betalen verschillende munteenheden worden toegepast, indien de werkomgeving dit vereist. Clock PMS Suite zal de balans met zorg uitvoeren en weergeven.

Eénregel rekeningen

Gasten krijgen soms liever een minder gedetailleerde factuur. Met Clock PMS Suite kan de gebruiker eenvoudig aangerekende bedragen samenvoegen en op één regel samengevat weergeven, bijvoorbeeld als "hotelaccommodatie", met de bijhorende, samengestelde prijs. Uiteraard blijven voor administratieve en statistische doeleinden alle details op de achtergrond ten alle tijden beschikbaar.

Bedragen en belastingen

Posting charges to guest folios in Clock PMS Suite

Kamertarief

Het gekozen kamertarief wordt aangerekend zodra een boeking tot stand komt. Rekeningen kunnen zo op ieder moment worden gesloten voor facturatie, zonder handelingen vooraf en zonder dat dit effect heeft op rapportgegevens. In de rapporten worden de bedragen aangegeven op de datum van alle verblijfsnachten.

Extra diensten aanrekenen

In Clock PMS Suite is het bijzonder eenvoudig om extra diensten aan te rekenen. Kosten voor de meest voorkomende diensten kunnen worden ingesteld en gegroepeerd. Ook kunnen diensten op ieder moment manueel worden aangerekend en op dit scherm kunnen de dagen van de week en aantallen per keer worden geselecteerd en ingesteld.

Verkoop en BTW

Clock PMS Suite verwerkt de van toepassing zijnde BTW op rekeningen. Er kan worden ingesteld of deze belastingen in de bedragen zijn inbegrepen of bijkomend aangerekend moeten worden. Ieder ingesteld percentage wordt apart weergegeven in rekeningen, op facturen en in rapporten. Clock PMS Suite kan ook lokale en toeristische belastingen berekenen.

Transfer vanuit de POS

Bij gebruik van de POS module is het mogelijk om rekeningen voor residentiële gasten compleet over te zetten naar hun kamerrekening. Tijdens een vergadering of groepsevenement kunnen hiermee consumpties op de rekening van de organisator worden gezet.

Omzetgroepen en categorieën

Voor rapportage doeleinden, zowel management als financieël, zijn alle diensten en producten onderverdeeld in omzetgroepen en categorieën.

Betalingen, aanbetalingen en klantenrekeningen

Verschillende betaaltypes

Clock PMS Suite ondersteund meerdere soorten betalingen. Verschillende betaaltypes kunnen gebruikt worden binnen één rekening, zoals een deel in contanten en het resterende deel per credit-card. Ook zijn terugbetalingen aan gasten eenvoudig te herkennen aan hun negatieve waarde.

Op ieder moment een betaling invoeren

Een betaling kan op ieder moment aan een rekening worden toegevoegd - voor aankomst, tijdens het verblijf, bij check-out en zelfs na vertrek. Het uitchecken van een rekening die zonder balans werd gesloten resulteert in een openstaande klantenrekening.

Mobiele betalingen en self-checkout

Gasten kunnen met het Self Service Portaal rekeningen betalen vanaf hun mobiele apparaat. De resulterende factuur wordt automatisch gemaild en gasten kunnen zo (grotendeels) zelfstandig uitchecken en de rij aan de front desk vermijden, waardoor mogelijk minder medewerkers te hoeven worden ingezet.

Aanbetalingen

Clock PMS Suite helpt met het berekenen, volgen en verwerken van aanbetalingen voor reserveringen. Voer eenvoudigweg een betaling in op een gastenrekening voor aankomst of open een aanbetalingsrekening voor een pro-forma factuur. In beide gevallen kan de aanbetaling automatisch worden berekend, afhankelijk van het geselecteerde garantiebeleid.

Versatile guest folios with split payment in Clock PMS Suite

Facturen

Pas de factuuropmaak aan op basis van wetgeving en huisstijl

Clock PMS Suite maakt het mogelijk om de opmaak van facturen aan te passen, bijvoorbeeld om te voldoen aan lokale wetgeving, door de belastingen extra duidelijk weer te geven. Het instellen van het bedrijfslogo kan de huisstijl aangeven en er kunnen zoveel vertalingen worden ingevoerd als nodig.

Exporteer data naar de boekhouding

Met Clock PMS Suite kunnen facturen en hun gegevens worden geëxporteerd voor gebruik door andere afdelingen. Integratie met een financieel back office systeem kan worden bereikt door de manuele exportering van bestanden maar ook via een aangepaste webdienst die de boekhoudsoftware de factuurgegevens automatisch laat ophalen*.
* Vereist mogelijk aanpassing van instellingen of programmering door de leverancier van de software en/of Clock Software.

Correcties, annuleringen en beheer van rekeningen

Beheer van aangerekende bedragen

Bedragen en betalingen kunnen eenvoudig worden aangepast of geannuleerd -letterlijk met één klik- terwijl deze handelingen achteraf vindbaar blijven. Voor aanpassingen kan een negatief bedrag worden ingegeven, dat zichtbaar is op de rekening (i.g.v. kortingen e.d.).

Beheer van aangerekende bedragen

Correcties en annuleringen worden bijgehouden in het rapport 'Rekeningbeheer'. Aangerekende bedragen in afgesloten rekeningen kunnen niet langer worden aangepast of geannuleerd. Dit kan wel worden gedaan met de hele rekening, om daarna een nieuwe te maken.

Het rapport 'Belangrijke Handelingen'

Clock PMS Suite identificeert alle mogelijk gevoelige operaties en geeft deze weer in het aparte rapport 'Belangrijke Handelingen'. Hieronder valt bijvoorbeeld het sluiten van een rekening zonder balans en het ingeven van negatieve bedragen. Het gebruik hiervan kan met de gebruikersrechten worden beperkt.