Clock PMS Suite. Een hotel management systeem in de cloud //

Zoek beschikbaarheid

Vier verschillende benaderingen

In detail

Voor uiteenlopende taken zijn er verschillende functies m.b.t. beschikbaarheid, met ieder een eigen kijk op de zaak. Clock PMS Suite biedt 4 soorten taak-specifieke weergaves.

Reserveringskalender

De reserveringskalender kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het aanpassen van een kamertoewijzing en het optimaliseren van de bezetting door de reserveringsdichtheid per kamer te organiseren

Kamerplan

Het kamerplan is een goed startpunt voor het creëeren van een reservering voor de dag zelf, omdat hier de reserveringsstatus en de housekeepingstatus van iedere kamer wordt weergegeven.

Bezettingsstatus

Het overzicht bezettingsstatus biedt de meest complete informatie voor het reserveringsbeheer. Hier worden tot op langere termijn o.a. de beschikbaarheden per kamertype, kamers buiten dienst en allocaties voor bijvoorbeeld groepen weergegeven.

Tarieven en Beschikbaarheid

De functie Tarieven en Beschikbaarheid kan door ingave van zoekcriteria in een handomdraai de nodige informatie verstrekken, op soortgelijke wijze als een online boekingsmodule. Het tarief wordt automatisch gecalculeerd a.h.v. de tariefplannen en de gebruiker verliest niet onnodig tijd bij het beantwoorden van de aanvraag en eventueel vastleggen van de reservering.



Reserveringsbeheer

Eenvoudig zoals het hoort

In detail

Het ingeven van reserveringen is een hoofdtaak. Clock PMS Suite maakt het anders zo onnodig gecompliceerde eenvoudig!

Mogelijk van haast overal

Het inbrengen van een nieuwe reservering kan vanaf één van de 4 beschikbaarheidsfuncties, vanaf het boekingsmenu of, in de Multi hotel module, zelfs vanaf het beginscherm van Clock PMS Suite. Het systeem moet per slot van rekening altijd klaat staan voor deze taak, toch?

Alleen basisgegevens vereist

Wanneer tijd of beschikbare informatie tekort schiet maak je een reservering in eerste instantie met basisgegevens als aankomstdatum, aantal nachten en een contactmiddel. Later kan je eenvoudig de ontbrekende data aanvullen. Ook kan een gastenprofiel tijdens het boekingsproces worden geselecteerd, waarna de persoonsgegevens automatisch worden ingevuld.

Pas het tarief toe

Op basis van de ingevoerde gegevens selecteerd het systeem het meest relevante tarief, wat daarna uiteraard kan worden aangepast met behulp van het drop down menu.

Boek een kamer of een kamertype

In Clock PMS Suite kunnen medewerkers een kamer boeken op basis van het type, zoals bijvoorbeeld een double, of rechtstreeks aan de hand van het kamernummer. De mogelijkheid om een specifieke kamer te boeken bestaat ook in de online boekingsmodule, wat handig kan zijn bij het aanbieden van verblijven als "De Zonvilla" of "De Japanse kamer".

Boek meerdere kamers tegelijk

Groepsboekingen komen net zo eenvoudig tot stand als individuele. Na invoer van alleen de basisgegevens kan de boeking gedupliceerd worden tot het gewenste aantal en ook kunnen alle kopieën desgewenst tegelijkertijd en in hetzelfde scherm worden aangepast.

Zoek boekingen

Vind de spreekwoordelijke speld terug

In detail

Booking search in Clock PMS Suite hotel management system

U heeft vast continu grote aantallen reserveringen in beheer. Dan is het wel zo belangrijk om een specifieke boeking eenvoudig en snel terug te kunnen vinden. Clock PMS Suite biedt hiertoe alle nodige middelen!

Snelzoekfunctie

Bovenaan ieder scherm vind de gebruiker eeen snelzoekfunctie waar, door het ingeven van de eerste paar letters van een persoons- of bedrijfsnaam, vliegensvlug door alle reserveringen en bedrijfsprofielen gezocht kan worden.

Gedetailleerd Zoeken

Vanuit het boekingsmenu kan worden gezocht aan de hand van de meest voorkomende, bekende gegevens zoals aankomst- of vertrekdatum, in-house gasten of op basis van het maken of annuleren van de boeking tijdens de drie voorafgaande dagen.

Geavanceerd Zoeken

Het meest krachtige zoekmiddel is de functie voor geavanceerd zoeken, waarbij de reserveringen kunnen worden 'gefilterd' a.h.v één of meerdere criteria tegelijk. Hiermee kan een zeer specifieke opgave van reserveringen worden weergegeven, zoals 'ongegarandeerde boekingen met aankomst volgende week', gasten in-house die tijdens een bepaalde periode boekten via een specifieke tussenpartij, etc, etc.

Gast- en bedrijfsprofielen

Bewaar belangrijke gastgegevens

In detail

Guest profiles in the hotel PMS

Met de klantenprofielen in Clock PMS Suite indentificeer je eenvoudige zowel bedrijfspartners als terugkerende gasten, met al hun gegevens overzichtellijk op één plaats, altijd binnen handbereik.

Gastprofielen

Het gastprofielsysteem gebruikt herkening van email adressen om duplicatie te voorkomen. Op deze manier kan een klant onmiskenbaar worden geidentificeerd, zowel door medewerkers aan de balie of door het systeem op het self service portaal of de boekingsmodule. Op deze manier wordt ook voorkomen dat, in geval van meerdere gasten met dezelfde naam, een kortingstarief zou worden toegekend aan de 'verkeerde' Jan Jansen.

Bedrijfsprofielen

Bedrijfsprofielen bevatten alle rekeningen van een bedrijf, verdeeld in groepen: aanbetalingen, nieuw, openstaand of op basis van vouchers. Ook vind de gebruiker daar alle (groeps-)boekingen: toekomstig, in-house of geannuleerd. Contractuele tarieven zijn hier ook terug te vinden, alsook natuurlijk de facturatie en contactgegevens.

Clock PMS Suite maakt het mogelijk om links naar externe online documenten toe te voegen aan iedere (groeps-)reservering of bedrijfsprofiel. Hiermee kan eenvoudig worden verwezen naar data welke in dat geval relevant, rechtstreeks vanuit het desbetreffende profiel in uw hotel management systeem.

Boekingsstatus

Een precieze status voor iedere boeking

Clock PMS Suite gebruikt een eenvoudig herkenbare en precieze status voor het stadium waarin iedere boeking zich bevindt: Verwacht, Ingecheckt, Geannuleerd, No Show, etc. Dit zogt voor een optimale werking van de verschillende functies, zoals bij het filteren van resultaten, tijdens het zoeken naar reserveringen en om deze vervolgens te kunnen groeperen, bijvoorbeeld in het scherm Aankomsten.

De boekingsstatus kenmerkt zich door zeer eenvoudig aanpasbaar te zijn. Indien een boeking bijvoorbeeld foutievelijk wordt geannuleerd of uitgecheckt, zijn er maar een paar klikken voor nodig om de vorige status te herstellen. Tussenkomst van een leidinggevende is niet nodig en bij handelingen aan de balie zal de gast zelfs niet hoeven merken dat er iets mis liep.

Garantiebeleid en aanbetalingen

Stel diverse garantiemethodes in

Uiteenlopende garantiemethodes kunnen worden gedefinieerd in de instellingen. Bij het inbrengen van een boeking kiest de gebruiker één van deze methodes uit het keuzemenu naast die voor het tarief. Doordat deze 2 gegevens onafhankelijk kunnen worden ingevoerd, hoeven er niet onnodig veel tariefplannen te worden gebruikt, allen met hun eigen garantiemethode, zoals bijvoorbeeld een double met vooruitbetaling, een double met credit-card garantie, etc.

Bij het kiezen van een garantiemethode op basis van een aanbetaling wordt dit bedrag berekend door het systeem, al naar gelang de gekozen instellingen. De aanstaande gast ziet dit bedrag en de bijhorende betalingsstatus op de bevestiging. De berekeningsmethode kan op diverse manieren worden ingesteld, al naar gelang uw voorkeur.

Reserveringsbevestiging met hotellogo, plattegrond en voorwaarden

De bevestiging

Een professionele look voor uw documenten

Maar al te vaak ontvangen boekers een wat incomplete en onaantrekkelijke bevestiging van hun reservering, met niet veel meer dan enkele tekstregels en getallen. Clock PMS Suite stuurt aanstaande gasten een gestyleerde en gepersonaliseerde bevestiging, ongeacht hoe zij boekten. Dit document geeft het bedrijfslogo en -gegevens en de garantie- en annuleringsvoorwaarden weer, alsook de totaalprijs, eventuele aanbetaling en de balans op dat moment. De online boekingsmodule en de rest van Clock PMS Suite kunnen deze bevestigingen automatisch verzenden. Ook het onderwerp en de hoofdtekst vam dit bericht kunnen worden aangepast en het volledige bericht kan in zo veel vertalingen als gewenst worden ingevoerd. Het document kan tenslotte worden afgedrukt, verzonden per email of opgeslagen als PDF bestand.

Allocaties, evenmenten en maaltijden

Beter beheer van groepsboekingen

In detail

Event management in Clock PMS Suite - room blocks, events & meals

Bij het invoeren van groepsboekingen met allocaties geeft de gebruiker eerst alleen het (geschatte) aantal gasten, de contactgegevens van de klant en de afgesproken tarieven in. De ververdere gegevens hoeven pas in een later stadium ingevoerd te worden, wanneer ze bekend worden.

Groepsboekingen met allocaties

Na het maken van een profiel met rekening waar de diensten en aanbetaling worden ingevoerd, kunnen in dit onderdeel de aantallen kamerallocaties worden toegevoegd, zonder deze al te boeken. Allocaties worden weergegeven in het overzicht bezettingsstatus en zijn eenvoudig aan te passen. In de periode tot aankomst kunnen vervolgens geleidelijk betalingen worden ingevoerd en allocaties worden omgezet in reserveringen. De opname van allocatie kan ten alle tijden eenvoudig worden afgelezen.

Maaltijden

Het onderdeel maaltijden komt vaak van pas bij groepsboekingen en is onmisbaar indien meer dan één maaltijd per dag wordt aangeboden. De eerste maaltijd kan worden ingesteld voor iedere boeking en maaltijden kunnen op onregelmatige dagen worden ingesteld. Voor bedrijven met meer dan één restaurant is het mogelijk om de locatie van de maaltijd in te geven. Er kan hier een onderscheid worden gemaakt tussen gasten in een groepsboeking en andere gasten, gekoppeld aan verschillende menu's.